采购无纸化会议系统时需要注意哪些事项？

花费几个小时研究解决方案，任何人都会被这海量的软件信息弄得头昏脑胀。为了确定哪个解决方案更合适，企业在选择时需要真正了解不同软件解决方案在满足企业需求时的不同之处。为了更好的帮助企业作出选择，我们列出了无纸化会议系统解决方案的五个基本要素：

（1）价格

相比之下，各个无纸化会议软件中差别最大的就是价格。在不同的层面都有满足不同需求的无纸化会议软件。当然，对于企业来讲，选择无纸化会议软件并不是一味贵就好，在满足企业需求的情况下必须符合其所分配的预算。例如，像席媒和ITC这样的知名品牌似乎是大多数人的选择，但是对于一些非营利组织和小公司来说，这些品牌实在是太贵了。

（2）功能特性

除了日程安排和在线文档这些基本功能外，无纸化会议的其他方面也会有各种差异，例如文档管理工具，报告，演示或协作的工具。例如，晴辉系统就具有文档注释和页面的实时同步功能，而其他软件则不具备。还有会议本身是否需要复杂的权限和隐私设置？是不是支持多个主持人角色？每个无纸化会议软件都拥有其独特优势，因此请认真考虑这些优势是否是满足您公司需求最为关键的领域。

（3）用户界面

需要考虑的另一个方面是无纸化会议软件的用户界面。如果您的公司有高管和董事长并不是很熟悉数字技术，可能会难以适应这种数字解决方案，那么拥有直观的用户界面这一点尤为重要。在任何节省成本和提高生产力之前，无纸化会议软件的设计首先应该直观，足以让用户轻松使用。不同的无纸化会议软件都有自己独特的设计，因此请注意考虑软件是否易于安装，学习和使用。

（4）跨平台兼容性

随着您的企业发展和壮大，兼容性也会成为您的考虑因素。但并非所有的无纸化会议软件都有能力满足您的需求。晴辉无纸化会议系统是基于操作系统开发的，目前有安卓、IOS、windows、三个版本，其中安卓系统是目前最主流的。大多数软件企业在开发无纸化会议系统时，出于成本考虑，一般只开发安卓系统版本。这就要求企业在采购无纸化会议系统时，必须采购安卓平板等移动终端，公司其它系统的硬件终端派不上用场，无形中就会造成资源的浪费，给企业加大成本。所以在选择无纸化会议系统时，一定要看它的拓展性，支持的操作系统要尽可能多样化，如果能够实现平台互通，说明厂家的技术实力更好。

考虑您使用的设备和其他工具，检查哪些无纸化会议软件才最符合您的选择。

（5）安全机制

每个无纸化会议系统都有自己的安全机制来保护用户数据。研究每个解决方案使用的安全机制，找到最适合您的安全保护机制。评估他们的安全措施和数据存储认证是否符合您企业的标准。例如，如果您的公司处理敏感信息，并且不希望将数据存储在云端，则应考虑本地托管。但是，并非所有的无纸化会议软件都可以为您提供这一选择。

选择无纸化会议软件的过程需要大量的研究和阅读，为您的企业选择正确的无纸化会议解决方案是您可以做出的最佳投资决策之一。了解您需要什么以及您应该特别注意哪些方面，开始选择最合适你企业的无纸化会议系统。

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秉承“只为更好地开会”的理念，晴辉无纸化会议系统提供强大的会议管理功能，从三个方面进行呈现：一是会前，让会议组织变得更高效、有序，包括一键上传会议资料、会议信息自动通知、议题访问权限配置；二是会中，让参会体验变得更舒适、智能，主要包括会议签到、会议材料自动分发、同步阅读、同步批注、主讲模式与跟随模式切换等；三是会后，让会议材料管理更便捷、安全，主要包含自动清除终端会议材料、自动生成会议纪要、自动整理归档资料。能够帮助会议组织者极大地降低工作压力，轻松进行会议现场管控，提高与会者的开会效率，同时节省大量印刷费用和投影设备，完全符合国家低碳、环保理念。

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