某上市科技股份有限公司告诉我们他们是如何选择无纸化会议系统厂家，如何推动全公司领导使用的。
上市作为保险行业和金融行业信息化服务商，拥有员工2500名左右，全国拥有4家分公司，经营班子成员分布在各分子公司。他们从2020年初开始使用晴辉无纸化会议系统。
深圳某上市科技股份有限公司何秘书长告诉我们我们是如何选择无纸化会议系统厂家的，如何推动全公司领导使用的：
“我们上无纸化会议系统的主要驱动力，是我们花在会议准备的时间和金钱成本。公司领导会议主要以主要用于董事会、经营例会、项目专题会议为主，对会议组织者而言，每次会议前需要准备相关会议资料，打印整理装订等工作繁琐费时;在会议议程多时，现场通过写在白板上的方式效率低下，会议参与者体验不佳;会议结束后，需要将纸质资料收集进行销毁;对会议参与者而言，会议内容多，会议时间长时，难以持续保持注意力高度集中;项目评审、检查等会议中，可能针对一个项目来回切换查阅多个文档，一台投影仪满足不了与会多位领导、专家各自阅读需求;需要查询资料时，从大量的纸质文档中寻找费时费力，且容易分散注意力;纸质资料互动性不强，参与度不高的情况。”
我们是如何选择无纸化会议厂家的
在公司无纸化会议项目立项之前，我们对不同的产品进行了大量的研究，有的厂家需要软件捆绑特定硬件的厂家，有的厂家只能在安卓手机上使用，有的厂家部署上无法做到集中部署，多会议室使用，所以这些选择并不合适我们。随后我们其中一部分专业产品包括晴科技无纸化会议进行了详细对比，并与不同的公司进行了会面。有几个因素促使我们更倾向于晴辉无纸化系统。
首先，是产品搭配更加简洁。
晴辉无纸化会议系统作为一款移动互联网思维的会议产品，支持在IOS、安卓、windows系统、鸿蒙，可以搭载在智能手机、平板电脑、PC电脑上使用，没有特定捆绑的硬件，我们可以更加自由的在市场上购买适合的硬件终端，终端高低搭配轻松自如。
其次，是会议流程更加简洁。
晴辉无纸化会议系统，从会议发起、会务通告、会议资料准备、会议签到、会议议程、会议表决、会议纪要等会议的全流程要素，都可以在软件上完成，真正实现了会议全过程的电子化，一个会议软件，会前会中会后事务一站式完成，干脆简练。
第三，是会议准备更加简洁。
不需要打印会议材料，所有会议内容都可以在晴辉无纸化会议系统上完成，上传下载存储删除，鼠标一点轻松完成。不需要配备投影仪，与会人一人一台会议平板，所有人在平板上就能看到自己想看到的内容，还能在会议内容上进行批注、评论、点赞、画笔标注等，会议参与度更高。
第四，具备集中部署、统一管理要求
只需在总公司部署，让各分子公司都能实现无纸化会议，同时我们的IT人员就能对所有分公司的各个会议室统一管理，统一运维。
最后，是会议管理更加简洁。
对于发言顺序，可以通过主讲人模式进行控制，主讲人讲话时，其他所有人的平板自动同步到主讲人的会议界面上，更加尊重每个人的发言；对于会议权限，可以在后台控制每个人的权限，可以看哪些会议内容，不可以看哪些会议内容，与会议无关的人根本进不来系统；对于会议表决，大家点一下里面的投票按钮，就可以在线完成投票，自动计票，迅速出来决议结果；对于会议纪要整理，系统内任何人的批注、评论都会汇总到一起，方便会议记录人更真实的归纳会议纪要，方便决策层更深入的了解每个人的真实想法。
充足的时间测试产品，让高管参与进来
在购买Licesen之前，晴辉科技让我们在真正的会议中试用晴辉无纸化系统并验证是否真的能够满足需求，因为这是一个巨大的操作习惯变革，我们必须让高管们加入进来。起初我们仍有些怀疑，所以在最初的几次无纸化会议上，我们同时也印刷了纸张文件。而下一次，我们只打印了几份纸张文件以作备份。再后来我们就完全取消了纸张会议文件，不过效果非常好。
离线和高效工作
“它节省了令人难以置信的管理时间。过去准备无纸化会议的文件大约需要3-6个小时，而现在只需要大约30分钟。用户体验是非常重要的，“一键上传”功能非常方便——它只是为您将所有内容都传进去，并将其即时转换为PDF格式，这真的很方便。高管们也觉得其便携性非常有用，尤其是当他们在旅行途中的时候。他们非常喜欢不依赖互联网接入而可以下载后离线查阅的功能。我们可以更快地做每件事而不用有其他担心，从而有助于我们大幅提高工作效率。
大家开始了解并喜欢晴辉无纸会议管理系统。我们发现有人对我们说‘我也可以用它开会吗？’“大家注意到了这一点，并希望自己拥有它。它有很大的潜力。”
采访某上市董事长办公室何经理。
